براي اينكار ابتدا جدولي به شرح زير طراحي مي كنيم:

سپس از تب Formulas  گزينه Name Manager را انتخاب و فرمي به شكل زير با مي شود

از فرم باز شده گزينه new را انتخاب و فرم  به نام New Name  باز ميشود كه چهار آيتم و مشخصه دارد .

Name : نامي جهت شناسايي گروههاي اصلي و فرعي بكار ميرود . نام بايد دقيقا با عناوين تعريف شده باشد . مانند(خودرو كه سرگروه اصلي است )

Scope : محدوده عمل  نام تعريف شده را مسخص ميكند .

Comment : توضيحي در مورد نام يا مشخصه تعريف شده را مي توان در اين قسمت آورد . فيلد اجباري نيست مي تواند خالي هم بماند .

Refers to : مرجع يا ارجاعي كه بتوان نام تعريف شده را به آن اختصاص داد . دراينجا همان محدوده اي كه زيرگروهها را براي گروه اصلي تعريف نموده ايم . مثلا در مورد گروه اصلي خودرو محدوده a2:a5 را كه زيرگروههاي آن در شيت1 قراردارد .

در مشخصه Name  خودرو را تايپ نموده(دقت شود از بكاربردن فاصله space خودداري شود چون هنگام تعريف وليديشن نام را شناسايي نخواهد كرد) و در مشخصه آخري يعني Refers to محدوده a2:a5 را انتخاب ميكنيم با اينكار گروه اصلي خودرو را به زيرگروههاي تعريف شده در a2  تا a5 اختصاص ميدهيم . ( نكته : قبل از با كردن فرم New Manager  اگر برروي سل a1  كليك كرده باشيم مشخصه Name  به صورت خودكار نام خودرو يا متن سل a1 را خواهد آورد .) همين كار را براي گروه هاي اصلي ديگر نيز انجام ميدهيم تا تمامي زيرگروهها را به گروه اصلي اختصاص بدهيم .

 پس از تعريف گروهها وزيرگروهها در sheet ديگري كه ميخواهيم كار كنيم انواع اصلي ( گروههاي اصلي ) را تعريف نموده ( مثلا درمحدوده i1:i4  ) وبرروي سل a1كليك نموده  از تبData گزينه Data Validation را به منظور تهيه ليست گروه اصلي انتخاب نموده و بر روي فرم باز شده بر روي تب Settings تكس باكس Allow را باز كرده و list را انتخاب مي كنيم به محض انتخاب گزينه Source فعال شده برآن كليك كرده ومحدوه تعريف شده گروه اصلي در اين شيت ( i1:i4 ) را انتخاب مي كنيم دگمه  ok را ميزنيم تا در سل a1 فقط ليست گروه اصلي آورده شود .

 در سل b1  كليك كرده و از تب Data گزينه Data Validation را انتخاب و از قسمت Allow گزينه List  را انتخاب و در قسمت Source كلمه (a1 )INDIRECT  = را مي نويسيم .  به اين صورت ما ليست كوتاهي از گروههاي اصلي و گروههاي فرعي آنها درست كرده ايم و در صورت انتخاب هر يك از گروههاي اصلي فقط وفقط زيرگروه مربوط به گروه اصلي انتخاب شده آورده ميشود . مثلا در سلa1 اگر خودروي سواري را انتخاب كنيم در سل b1  فقط ليست خودروهاي تعريف شده در اين گروه آورده ميشود .